Schlechte Erreichbarkeit, verspätete Abrechnungen, aufgeschobene Reparaturen und unbeantwortete E-Mails: Viele Eigentümer sind mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden, scheuen aber den Wechsel. Zu groß scheint der Aufwand, zu unklar der Ablauf. Dabei ist es mit guter Vorbereitung einfacher als gedacht, die Hausverwaltung zu wechseln. In diesem Beitrag zeigen wir, wie der Wechsel in einer Wohnungseigentümergemeinschaft und bei der Mietverwaltung abläuft, welche Unterlagen übergeben werden müssen und wie der Übergang ohne Reibungsverluste gelingt.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine WEG kann ihren Verwalter jederzeit mit einfacher Mehrheit abberufen.
- Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung.
- Bei der Mietverwaltung gelten die Laufzeit und die Kündigungsfrist aus dem Verwaltervertrag.
- Der bisherige Verwalter muss alle Unterlagen, Gelder und Schlüssel herausgeben.
- Ein Übergabeprotokoll mit Stichtag verhindert, dass Zahlungen oder Fristen verloren gehen.
Inhalt dieses Beitrags
Typische Gründe für einen Verwalterwechsel
Ein Verwalterwechsel ist selten eine spontane Entscheidung. Meist haben sich Probleme über längere Zeit angesammelt. Die häufigsten Gründe, die uns Eigentümer nennen, sind:
- schlechte Erreichbarkeit und lange Reaktionszeiten,
- verspätete oder fehlerhafte Jahres- und Betriebskostenabrechnungen,
- aufgeschobene Instandhaltung und fehlende Übersicht über den Zustand des Gebäudes,
- mangelnde Transparenz bei Ausgaben und Rücklagen,
- häufig wechselnde Ansprechpartner,
- fehlende Digitalisierung, etwa kein Eigentümerportal und keine digitale Dokumentenablage.
Wenn mehrere dieser Punkte zutreffen, lohnt sich ein genauer Blick auf Alternativen.
Wechsel in der WEG: Abberufung und Neubestellung
Abberufung jederzeit möglich
Seit der WEG-Reform 2020 kann die Gemeinschaft ihren Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen. Dafür genügt ein Beschluss mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Eigentümerversammlung. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch wenn er eigentlich länger laufen würde.
Neuen Verwalter in derselben Versammlung bestellen
Damit die Gemeinschaft nicht ohne Verwalter dasteht, sollte die Bestellung des neuen Verwalters in derselben Versammlung beschlossen werden. Dazu gehören auch die Eckdaten des neuen Verwaltervertrags, etwa Vergütung und Laufzeit. Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre dauern, bei der ersten Bestellung nach Gründung der WEG höchstens drei Jahre.
Praxistipp
Holen Sie vor der Versammlung mindestens zwei bis drei Angebote von Verwaltungen ein und legen Sie diese der Einladung bei. So können alle Eigentümer vergleichen, und der Beschluss entspricht ordnungsgemäßer Verwaltung.
Anspruch auf einen zertifizierten Verwalter
Seit dem 1. Dezember 2023 hat jeder Wohnungseigentümer grundsätzlich Anspruch darauf, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Achten Sie bei der Auswahl also darauf, dass der neue Verwalter die Zertifizierung vor der Industrie- und Handelskammer nachweisen kann. Eine Ausnahme gilt für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten, wenn ein Eigentümer selbst Verwalter ist und nicht ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.
Wechsel bei der Mietverwaltung
Bei der Verwaltung vermieteter Wohnungen oder Häuser, der sogenannten Mietverwaltung oder Sondereigentumsverwaltung, richtet sich der Wechsel nach dem Verwaltervertrag. Prüfen Sie:
- die Laufzeit und ob sich der Vertrag automatisch verlängert,
- die Kündigungsfrist und die vorgeschriebene Form der Kündigung,
- ob ein außerordentliches Kündigungsrecht besteht, etwa bei groben Pflichtverletzungen.
Ideal ist ein Wechsel zum Ende eines Abrechnungsjahres. So erstellt der bisherige Verwalter noch die Abrechnung für das vollständige Jahr, und der neue Verwalter startet mit einem sauberen Stichtag.
Diese Unterlagen müssen übergeben werden
Der bisherige Verwalter ist verpflichtet, alle Unterlagen herauszugeben, die er im Rahmen seiner Tätigkeit erhalten oder erstellt hat. Die folgende Übersicht dient als Orientierung:
| Bereich | Unterlagen |
|---|---|
| Rechtliches | Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Protokolle, Beschluss-Sammlung, laufende Gerichtsverfahren |
| Finanzen | Kontoauszüge, Buchhaltung, Jahresabrechnungen, Wirtschaftspläne, Rücklagenstand, offene Forderungen |
| Verträge | Miet-, Wartungs-, Versicherungs-, Energie- und Dienstleisterverträge |
| Technik | Baupläne, Energieausweis, Wartungsprotokolle, Prüfberichte, Schlüsselplan |
| Mieter | Mietverträge, Kautionen, Korrespondenz, Mängelanzeigen, Betriebskostenabrechnungen |
| Sonstiges | Schlüssel, Zugangsdaten zu Portalen, Kontaktdaten aller Eigentümer und Dienstleister |
Achtung
Besonders wichtig sind die Mietkautionen. Sie müssen getrennt vom Vermögen des Verwalters angelegt sein. Lassen Sie sich die Kautionskonten mit aktuellen Kontoständen nachweisen.
Zeitplan für einen reibungslosen Wechsel
- Drei bis sechs Monate vorher: Angebote einholen, Gespräche führen, neue Verwaltung auswählen.
- Beschluss oder Kündigung: In der WEG Abberufung und Neubestellung beschließen, bei der Mietverwaltung fristgerecht kündigen.
- Übergabestichtag festlegen: Am besten zum Monats- oder Jahresende.
- Übergabegespräch: Alter und neuer Verwalter stimmen Ablauf und Liste der Unterlagen ab.
- Bankvollmachten umstellen: Kontozugriff für den neuen Verwalter einrichten, alten Zugriff beenden.
- Beteiligte informieren: Mieter, Dienstleister, Versorger, Versicherer und Behörden über den Wechsel informieren.
- Übergabeprotokoll unterschreiben: Vollständigkeit der Unterlagen, Kontostände und offene Punkte festhalten.
Wer erstellt die letzte Abrechnung?
Eine häufige Streitfrage ist, wer die Jahresabrechnung oder Betriebskostenabrechnung für das letzte Jahr erstellt. Grundsätzlich ist der Verwalter verpflichtet, der zum Zeitpunkt der Fälligkeit im Amt ist. In der Praxis empfehlen wir, diese Frage ausdrücklich im Übergabeprotokoll zu regeln, um Lücken und Doppelarbeit zu vermeiden.
Fazit
Ein Verwalterwechsel ist kein Hexenwerk. Mit einem klaren Zeitplan, einer vollständigen Übergabeliste und einem erfahrenen neuen Verwalter gelingt der Übergang ohne Unterbrechung. Wichtig ist, frühzeitig zu planen und die Übergabe schriftlich zu dokumentieren. Viele Eigentümer stellen danach fest, dass sie den Schritt schon viel früher hätten gehen sollen.
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Häufige Fragen zum Hausverwaltungswechsel
Was kostet ein Verwalterwechsel?
Der Wechsel selbst verursacht in der Regel keine zusätzlichen Kosten. Seriöse Verwaltungen berechnen die Übernahme nicht gesondert. Lassen Sie sich das im Angebot bestätigen.
Was tun, wenn der alte Verwalter die Unterlagen nicht herausgibt?
Der Herausgabeanspruch kann notfalls gerichtlich durchgesetzt werden. In den meisten Fällen genügt aber eine klare schriftliche Aufforderung mit Fristsetzung durch den neuen Verwalter.
Müssen die Mieter dem Wechsel zustimmen?
Nein. Mieter müssen nur über den Wechsel und eine eventuell geänderte Bankverbindung für die Mietzahlung informiert werden.
Kann ich als einzelner Eigentümer den Verwalter abberufen?
Nein, die Abberufung erfolgt durch Beschluss der Eigentümerversammlung. Sie können aber verlangen, dass das Thema auf die Tagesordnung kommt.
Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?
Von der Entscheidung bis zur vollständigen Übergabe sollten Sie drei bis sechs Monate einplanen. Der Übergabeprozess selbst dauert meist wenige Wochen.
Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.